Des infrastructures professionnelles, des processus simplifiés et une coopération optimale entre tous les intervenants : à Berne, les conditions sont idéales pour les organisateurs qui souhaitent mettre sur pied des manifestations sûres, peu coûteuses, efficaces et numériques. La clé du succès, c’est avant tout l’interconnexion et un fonctionnement bien rodé entre les animateurs, les organisateurs et les autres partenaires. Beaucoup de sites disposent de studios de retransmission équipés et prêts à recevoir des meetings virtuels à n’importe quel moment.

L’intégration de formules numériques a évolué pour devenir un élément important de la planification et de la réalisation de meeting. Avoir la possibilité de participer sans être sur place permet d’augmenter la portée de l’événement et garantit un transfert optimal de connaissances. Afin d’agrandir le réseau de participants virtuels et de rendre l’événement interactif pour tous, il est possible d’intégrer des outils tels que le chat, les sondages en live, les pauses café virtuelles ou même des sessions breakout qui se déroulent à part.

Trois événements de référence et une interview avec un technicien permettent de se faire une idée plus précise de la diversité des formules événementielles virtuelles et semi-virtuelles.

Vous planifiez d’organiser un événement virtuel et avez été séduit par nos exemples ?

Veuillez prendre contact avec nous : le Bureau des Congrès de Berne vous conseille sur tous les points, vous fait une première évaluation gratuite selon vos besoins et demande des offres pour vous auprès de chaque partenaire.

Contactez-nous, nous sommes à votre service. T. 031 328 12 60

Inspirez-vous de ces trois exemples de bonnes pratiques.

Voici des sites qui sont parfaitement équipés pour assurer le déroulement de meetings numériques et semi-virtuels :

C’est avec plaisir que nous vous conseillons dans le choix du partenaire adéquat pour votre manifestation.

Benjamin Blaser, quelles sont les plus importantes expériences que vous avez faites en tant que partenaire lors de la mise en œuvre d’événements virtuels et semi-virtuels ?

Il ne faut pas sous-estimer la complexité d’un événement virtuel ou semi-virtuel.

Ce type de manifestation offre beaucoup de possibilités dans la création et la mise en œuvre, mais l’évolution constante de la technologie et des plateformes ne permet pas de garder une bonne vue d’ensemble.

Voilà pourquoi il est indispensable de tout planifier de manière propre et approfondie.

Beaucoup d’organisateurs ont une grande appréhension avant d’utiliser les nouvelles technologies qu’ils ne connaissent pas.

Voilà pourquoi il est important de planifier quelques essais.

Quelles sont les expériences qui ont déjà eu une influence directe sur votre travail au quotidien ?

Lorsque nous avons commencé au printemps dernier les événements virtuels et semi-virtuels, nous avons déjà pu naturellement nous reposer sur les expériences vécues avec des livestreams classiques. Nous ne devions donc pas tout réinventer. Mais ce qui a changé, ce sont les exigences liées à l’extension des événements dans l’espace numérique, le type d’interactions et le remplacement partiel des possibilités de réseautage. Il existe des centaines d’outils et de prestataires et nous apprenons de mois en mois avec chaque projet. Certaines plateformes événementielles ayant tout d’abord fait bonne impression se sont révélées inutilisables en pratique. Ce que je retiens également de ces derniers mois, c’est qu’il est judicieux d’investir du temps dans la conception d’un événement. Faire un copier-coller numérique de l’événement présentiel n’apporte aucune valeur ajoutée. Il faut bien réfléchir à trouver un format qui ait de l’intérêt tout en étant divertissant pour les personnes qui restent à la maison. En bref : personne n’arrivera chez soi à suivre en continu un Congrès de dix heures qui se déroule sur une scène de manière linéaire, sans pauses, ni sessions breakout ni possibilités d’interaction. Nous remarquons qu’en général, le temps d’attention devant l’écran est court. Voilà pourquoi nous recommandons que la durée de chaque point du programme ne dépasse pas 30 minutes.

Comment analysez-vous les retours des personnes et partenaires impliqués - y a-t-il une tendance visible à se diriger vers les nouvelles formules numériques d’événements ?

Nous remarquons une nette tendance. Mais permettez-moi de vous expliquer une chose. Au printemps 2020, toutes les organisations ont été plongées dans une sorte de « stand-by », car tous les types de manifestations ont dû être annulés ou repoussés ultérieurement. On pensait qu’au plus tard en été, tout rentrerait dans l’ordre. Ce n’est qu’une fois l’été arrivé et parce que le monde de l’événementiel n’avait toujours pas repris sa vitesse de croisière normale que les organisations se sont rendu compte que leurs manifestations ne pourraient pas à court terme se dérouler dans leur forme habituelle. Depuis, presque toutes tentent de mettre en place leur événement sous forme virtuelle ou semi-virtuelle. De notre point de vue, dans le futur, la tendance se dirigera vers les manifestations semi-virtuelles : un nombre limité de participants sur place et un canal numérique en complément. Ce format perdurera aussi dans la période de l’ « après-corona », car il offre de nombreux avantages, comme une baisse de la consommation de CO2, des coûts moins élevés et des temps de déplacements plus courts pour les participants. Toutefois, l’aspect « réseautage » manque aux gens. C’est la raison pour laquelle nous sommes convaincus que les formats d’événements intégralement virtuels ne seront qu’une exception.

Personnellement, quels éléments recommanderiez-vous aux organisateurs potentiels de prendre en compte lors de la conception et de la planification d’événements virtuels et semi-virtuels ?

Notre recommandation est claire : investir assez d’énergie dans la conception du format idéal. Aujourd’hui, personne ne veut passer une journée entière à fixer passivement un écran. Répartissez votre manifestation sur plusieurs jours, ayez recours par moment à des approches ludiques, des plages permettant le réseautage, des sessions breakout ou des sondages. Faites tout pour captiver le public virtuel. Un des gros avantages des événements virtuels et semi-virtuels est la durabilité. Suite à la manifestation, nous recommandons aux organisateurs de mettre l’intégralité du programme en ligne disponible à la demande et d’utiliser de brefs extraits sur leurs propres canaux pour alimenter le contenu médiatique. Un événement professionnel virtuel ou semi-virtuel fournit beaucoup de contenus médiatiques de qualité qui suffisent souvent à nourrir les réseaux sociaux durant une année. En principe, un événement peut être mis en œuvre dans n’importe quelle salle ou espace de réunion. Lors de la planification, il faut toutefois prévoir assez de ressources dans le studio-design et le look. Se contenter d’organiser un roll-up n’a rien d’innovant. Si l’événement a lieu sous un format semi-virtuel, nous disposons à Berne des meilleures ressources. Tous les prestataires les plus importants se sont entre-temps spécialisés dans ces formats d’événements et proposent même parfois des formules complètes.

Y a-t-il pour les prochaines semaines et les prochains mois une tendance en termes de thème ?

Je ne peux pas vraiment vous répondre, car nous avançons actuellement dans un environnement instable. Dans les prochains mois, l’attention devrait toutefois se porter de plus en plus sur la meilleure façon d’utiliser les événements virtuels et semi-virtuels. Nous avons déjà travaillé sur beaucoup de manifestations de ce type qui se sont bien déroulées, mais qui se sont rarement révélées vraiment attrayantes pour les utilisateurs. C’est pourquoi nous mettrons l’accent sur ce point dans les prochains mois. De plus, le sujet de la commercialisation et de la monétarisation de ce type de format d’événement devrait se concrétiser, c’est là qu’est le potentiel d’amélioration. Mais une bonne stratégie de marketing, l’intégration intelligente de sponsors au sein d’une telle manifestation, la possibilité de suivre l’événement à la demande, des processus allégés en arrière-plan et un prix juste apportent bel et bien des opportunités.

Avez-vous le sentiment que la demande pour des événements virtuels et semi-virtuels baissera à nouveau une fois la Covid19 passée ou disparaîtra même du marché ?

Non, je ne pense pas. Nous discutons avec beaucoup d’organisateurs d’événements virtuels et semi-virtuels et nous avons partout le même son de cloche : on attend fiévreusement que les événements présentiels soient à nouveau une réalité, mais on voit la grande valeur ajoutée qu’apporte la possibilité de compléter l’événement par un format virtuel. Nous sommes convaincus qu’à court terme, des formats d’événements semi-virtuels s’imposeront et qu’ils permettront de toucher un plus large public, à condition d’être correctement organisés. C’est aussi financièrement intéressant. Nous sommes moins optimistes pour l’avenir des événements complètement virtuels. Ils continueront sûrement d’exister dans le futur, mais cela restera exceptionnel. Le besoin de se revoir physiquement sera très pressant après cette année. Encore une chose pour conclure : je trouve personnellement qu’il y a peu de villes au monde où il est plus simple d’organiser des événements virtuels et semi-virtuels que Berne. Nous disposons de sites formidables, de beaucoup de savoir-faire dans ce domaine, il y a peu d’intermédiaires et nous pouvons rapidement réunir les bons acteurs pour une mise en œuvre réussie.

Exemple d’une mise en œuvre réussie au service du Parlement