Pour les organisateurs de meeting

Qu’il s’agisse d’un meeting stratégique, d’un comité de direction ou d’un séminaire de plusieurs jours, le Bureau des Congrès de Berne vous épaule activement et veille à ce que votre événement soit un succès.

Profitez du savoir et de la longue expérience des spécialistes sur place. L’équipe du Bureau des Congrès de Berne offre un conseil professionnel et une assistance lors de la planification et de la réalisation de votre meeting ; le tout gratuitement, avec compétence et objectivité. Elle vous transmettra les bons contacts vers les sites et les hôtels, gérera les inscriptions, organisera les arrivées ainsi que les transferts et vous assistera avec professionnalisme jusqu’à la fin. Grâce au Bureau des Congrès de Berne, votre meeting sera, à coup sûr, un succès !

Contactez-nous maintenant

Voici un aperçu de nos prestations

  • Coûts
    • Variante A : gratuite
    • Variante B: CHF 35.00 (hors TVA) par personne inscrite
    • Variante B: CHF 50.00 (hors TVA) par personne inscrite
    Résultats Variante A Variante B Variante C
    Réservation d’hôtel ✓ ✓ ✓
    Réservation de la salle de
    meeting et de l’infrastructure    		 ✓ ✓ ✓
    Réservations de transferts et
    de programmes-cadres    		 ✓ ✓ ✓
    Inscription par catégorie - ✓ ✓
    Élaboration d’une liste des
    participants au meeting    		 - ✓ ✓
    Organisation détaillée des
    transferts et/ou des
    programmes-cadres    		 - ✓ ✓
    Encaissement - - ✓
    Décompte final détaillé - - ✓

Offres gratuites

Offres individuelles et gratuites pour le prochain meeting à Berne : l’équipe du Bureau des Congrès vous conseille dans le choix des sites appropriés et des programmes-cadres, se renseigne pour vous gratuitement sur les disponibilités et vous élabore une offre détaillée avec prix et différentes dates. Au besoin, il est également possible d’organiser une visite touristique de Berne adaptée à vos besoins.

Contingents d’hôtels

Est-ce que les participants à votre manifestation passent la nuit à Berne ? L’équipe meeting du Bureau des Congrès de Berne vous assiste dans la réservation de chambres d’hôtel.

  • Informations

    Est-ce que les participants à votre manifestation passent la nuit à Berne ? L’équipe meeting du Bureau des Congrès de Berne vous assiste dans la réservation de chambres d’hôtel.

    Deux variantes s’offrent à vous pour la réservation de chambres d’hôtel :

    Variante 1

    Facilitez la recherche d’hôtels aux participants et mettez à leur disposition un lien vers la réservation d’hôtels. Ainsi, les participants réservent eux-mêmes leur chambre (réservation garantie avec la carte de crédit) et la paient ensuite sur place. Le Bureau des Congrès de Berne prend en charge la gestion des contingents de chambres et vous informe à la date butoir de l’état des réservations faites en ligne ou du nouveau contingent de chambres. Ainsi, vous ne prenez aucun risque financier pour les chambres non réservées.

    Variante 2

    Vous gérez vous-même un contingent de chambres et nous faites parvenir une liste des participants. Nous vous contactons un jour avant la date butoir et vous informons des conditions d’annulation. Vous pouvez ainsi vous-même décider combien de chambres vous désirez maintenir dans le contingent et quelles chambres vous souhaitez annuler.

    Pour cette variante, il y a deux moyens de paiement :

    1. L’ensemble des coûts est payé d’avance jusqu’à la première date butoir (30 jours avant l’événement). Les factures vous seront adressées en temps et en heure. Toute modification éventuelle pourra vous être facturée ou remboursée après l’événement. En cas de non-réception des paiements d’avance, les prestations réservées pourront être annulées.

    2. Tous les frais d’hébergement sont réglés à l’hôtel avant le départ, votre carte de crédit n’est transmise à l’hôtel qu’à des fins de garantie. L’hôtel est en droit de débiter sur la carte de crédit transmise les frais d’hébergement en cas d’annulation tardive ou si le client ne se présente pas.

Inscription

Le Bureau des Congrès de Berne travaille avec le logiciel de gestion de meetings et d’événements e-vent 6. Il peut ainsi s’occuper pour vous de l’inscription des participants pour l’ensemble de l’événement ainsi que pour le programme-cadre. Tout ce que vous avez à faire, c’est d’insérer sur votre site Web le lien que vous recevez de notre part et les participants pourront d’ores et déjà s’inscrire.

Version démo du lien d'inscription

Transfert

Arrivée rapide et sans encombre à votre meeting : il est possible d’organiser des transferts pour que votre événement se déroule au mieux. Que ce soit pour une excursion ou pour le meeting lui-même, le Bureau des Congrès de Berne garantit avec les prestataires locaux un trajet agréable et en toute sécurité, peu importe la taille du groupe. Par ailleurs, sur demande (et moyennant paiement), les invités VIP peuvent déjà être pris en charge directement aux aéroports de Genève, Bâle, Zurich et Berne. Nous garantissons une arrivée discrète à l’aéroport.

Arrivée

Berne est située au cœur de la Suisse et est très bien desservie. La capitale fédérale est facilement accessible que ce soit en avion, en train ou en voiture. L’équipe meeting du Bureau des Congrès de Berne vous donne des informations nécessaires et des conseils utiles pour atteindre aisément la ville.

En savoir plus

Vos contacts pour les réunions à Berne

Contacter

Découvrez aussi...