Pour les organisateurs de congrès

De la candidature à la mise en œuvre : le Bureau des Congrès de Berne vous assiste pour la planification et l’organisation de votre congrès.

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Vous prévoyez d’organiser un congrès en Suisse ? Ou vous avez déjà choisi Berne comme lieu pour votre prochain événement ? Bénéficiez des connaissances et du grand réseau de notre compétent Bureau des Congrès de Berne. Du site approprié aux solutions de transport optimales en passant par les visites touristiques, les réservations de chambres d’hôtel, l’organisation d’un dîner de gala, les spécialistes de l’équipe congrès offrent une assistance professionnelle et la plupart du temps gratuite lors de la candidature, la planification et la mise en œuvre de votre événement.

Prenez contact avec le Bureau des Congrès de Berne, vous recevrez une réponse dans les 48 heures.

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Voici un aperçu de nos prestations

Coûts

Variante A : gratuite
Variante B: CHF 35.00 (hors TVA) par personne inscrite
Variante B: CHF 50.00 (hors TVA) par personne inscrite

Résultats	Variante A	Variante B	Variante C
Réservation d’hôtel	✓	✓	✓
Réservation de la salle de meeting et de l’infrastructure	✓	✓	✓
Réservations de transferts et de programmes-cadres	✓	✓	✓
Inscription par catégorie	-	✓	✓
Élaboration d’une liste des participants au meeting	-	✓	✓
Organisation détaillée des transferts et/ou des programmes-cadres	-	✓	✓
Encaissement	-	-	✓
Décompte final détaillé	-	-	✓

Dossier de candidature

L’équipe congrès vous assistera dans l’élaboration d’un dossier de candidature adapté à l’événement (Bid-Book), axé sur les thèmes, les faits ou les émotions. En outre, du matériel de promotion de haute qualité de la ville de Berne et de ses environs sera mis à votre disposition, qu’il s’agisse d’une présentation PowerPoint, d’images attrayantes, de vidéos surprenantes ou encore d’idées pour des souvenirs typiques de Berne.

Offres gratuites

Offres individuelles et gratuites pour le prochain congrès à Berne : l’équipe du Bureau des Congrès vous conseille dans le choix des sites appropriés et des programmes-cadres, se renseigne pour vous gratuitement sur les disponibilités et vous élabore une offre détaillée avec prix et différentes options pour la date. Au besoin, il est également possible d’organiser une visite touristique de Berne adaptée à vos besoins.

Contingents d’hôtels

Facilitez la recherche d’hôtels à vos participants en mettant à leur disposition un lien direct vers la réservation d’hôtels sur le site Web du congrès. De cette manière, les participants réservent eux-mêmes leur chambre et paient ensuite sur place. Le Bureau des Congrès de Berne prend en charge la gestion des contingents de chambres et vous informe à la date butoir de l’état des réservations faites en ligne ou du nouveau contingent de chambres. Ainsi, vous ne prenez aucun risque financier pour les chambres non réservées.

Voir la page de démo

Inscription

Le Bureau des Congrès de Berne travaille avec le logiciel de gestion de meetings et d’événements e-vent 6. Il peut s’occuper pour vous de l’inscription des participants pour l’ensemble de l’événement ainsi que pour le programme-cadre. Tout ce que vous avez à faire, c’est d’insérer sur votre site Web le lien que vous recevez de notre part et les participants pourront d’ores et déjà s’inscrire.

Version démo du lien d'inscription

Transfert

Arrivée rapide et sans encombre à votre congrès : il est possible d’organiser des transferts pour que votre événement se déroule au mieux. Que ce soit pour une excursion ou pour le congrès lui-même, le Bureau des Congrès de Berne garantit avec les prestataires locaux un trajet agréable et en toute sécurité, peu importe la taille du groupe. Par ailleurs, sur demande (et moyennant paiement), les invités VIP peuvent déjà être pris en charge directement aux aéroports de Genève, Bâle, Zurich et Berne. Nous garantissons une arrivée discrète à l’aéroport.

Arrivée

Berne est située au cœur de la Suisse et est très bien desservie. La capitale fédérale est facilement accessible que ce soit en avion, en train ou en voiture. L’équipe meeting du Bureau des Congrès de Berne vous donne les informations nécessaires et des conseils utiles pour atteindre aisément la ville.

Technologie du congrès et sécurité

Ne rien laisser au hasard : sans technologie parfaite, pas d’événement. Le Bureau des Congrès de Berne est en contact avec diverses entreprises spécialisées dans la technologie événementielle. Pour garantir la sécurité pendant et après le congrès, le Bureau des Congrès de Berne a également les partenaires qu’il faut, que ce soit pour la surveillance du bâtiment, le service de circulation, les contrôles à l’entrée ou la protection de personne.

Newsroom Communication

La communication numérique en temps réel : une communication numérique rapide et variée est un élément essentiel d’un événement pleinement réussi. Newsroom Communication AG offre des services temporaires de rédaction pour l’événementiel à Berne.

Informations
Qu’il s’agisse d’un événement professionnel, sportif ou culturel, pouvoir communiquer immédiatement en utilisant divers moyens numériques est un élément essentiel pour que cet événement soit pleinement réussi. Newsroom Communication AG offre des services temporaires de rédaction pour l’événementiel à Berne.

Le pack complet de communication en temps réel de Newsroom Communication propose une couverture médiatique professionnelle axée sur l’événementiel et à caractère informatif. La rédaction produit sur place des supports numériques de haute qualité. Les récits et les médias utilisés sont adaptés à chaque événement de manière individuelle. La palette d’offres s’étend des courts documents vidéos et diffusions en direct sur le Web aux textes journalistiques en passant par les interviews et galeries photos. Les informations recueillies sont retravaillées sous forme d’histoires passionnantes et diffusées en temps réel sur les réseaux sociaux, le site Web du client ou, sur demande, sur d’autres canaux afin que l’événement puisse toucher un large public. Ceux qui ont besoin toute l’année de contenus actualisés et pertinents trouveront leur bonheur avec la Corporate Newsroom.

Services
- Social Video
- Social Media Management
- Stratégie de communication numérique
- Planification de la rédaction
- Diffusions en direct
- Corporate TV
- Film publicitaire
- Animation
Références
- Swiss Economic Forum
- World Tourism Forum
- International Team for Implantology
- Valiant Bank
- Swiss Ski
- Swiss Football League
- BSC Young Boys
- Swiss Music Awards
- Gurtenfestival

Organisateurs de congrès, Viva Management GmbH

Pas à pas vient le succès : des livrets de résumés à l’exposition industrielle en passant par la gestion des participants, Viva Management, partenaire du Bureau des Congrès de Berne, offre un service complet de haut niveau. Le prestataire spécialisé dans les congrès combine savoir-faire et expériences et garantit une mise en œuvre globale. Viva Management vous convaincra grâce à sa compétence, sa transparence et sa durabilité.